Werk dat elke week terugkomt, hoort niet bij een mens
Synomic automatiseert het werk dat nu handmatig tussen twee schermen heen en weer gaat. Overtypen, doorsturen en kopiëren verdwijnen, gebouwd op de systemen die u al gebruikt.
Processen die zich lenen voor automatisering
Een proces is een goede kandidaat als het vaak gebeurt, vaste regels volgt en door meerdere systemen loopt.
- Inkoopfacturen
- De factuur komt binnen in de mailbox, wordt uitgelezen, gecontroleerd op leverancier en btw, en staat geboekt klaar. U keurt alleen de afwijkingen goed.
- Uren en projecten
- Geschreven uren lopen door naar de facturatie en naar de projectmarge, zonder dat iemand aan het eind van de maand een export moet draaien.
- Offertes en opvolging
- Een offerte die enkele dagen open staat krijgt vanzelf een herinnering. Een getekende offerte maakt het project en de eerste factuur aan.
- Terugkerende rapportages
- De weekstaat, het omzetoverzicht, het debiteurenlijstje. Ze verschijnen op tijd in de mailbox van wie ze nodig heeft.
Zonder uw software te vervangen
Synomic bouwt een laag over uw bestaande systemen heen en vervangt niets. Uw boekhouding en uw CRM blijven staan waar ze staan. Alleen het transport van gegevens ertussen wordt geregeld.
Dat gebeurt met n8n en directe API-koppelingen. U krijgt inzage in de workflows en de documentatie erbij. Het beheer is daarmee overdraagbaar.
Hoe een traject eruitziet
Het begint met een uur waarin het proces wordt doorgelopen zoals het nu werkelijk gaat, inclusief de uitzonderingen die nergens staan beschreven. Daarna volgt een voorstel met een vaste prijs voor dat ene proces.
Wordt dat akkoord, dan bouwt Synomic in korte rondes en kijkt u tussentijds mee. Bij oplevering draait het proces in de praktijk mee met de handmatige route ernaast. Pas als het een aantal weken zonder ingrijpen goed gaat, gaat de handmatige route eruit.
Wat automatisering niet oplost
Een rommelig proces wordt door automatisering vooral sneller rommelig.
Als meerdere mensen hetzelfde werk verschillend doen, moet dat eerst worden rechtgezet. Synomic voert dat gesprek voordat er iets gebouwd wordt, en soms is de uitkomst dat een heldere afspraak meer oplevert dan een koppeling.
Veelgestelde vragen
Kan dit met de software die ik nu heb?
Meestal wel. Zakelijke software heeft bijna altijd een koppeling of een export waar een workflow op kan aansluiten. Dat wordt vooraf gecontroleerd.
Wat gebeurt er als een koppeling stukloopt?
U krijgt een melding en het proces valt terug op de handmatige stap. Er verdwijnt niets stilletjes, dat is de belangrijkste eis aan elke workflow die Synomic bouwt.
Zit ik daarna aan Synomic vast?
Nee. U krijgt de workflows, de toegang en de documentatie. Een andere partij kan het beheer overnemen.
Hoe klein mag een proces zijn?
Als een taak wekelijks terugkomt en langs vaste regels loopt, is hij het bekijken waard. Kleine processen zijn vaak het beste startpunt.
Beschrijf het proces, dan hoort u of het kan
In het eerste gesprek wordt duidelijk of het zich laat automatiseren en wat de eerste stap kost.