Facturen verwerken zonder overtypen

Tussen mailbox en boekhouding

De keten bestaat uit vier schakels. Een trigger die de factuur oppikt, tekstherkenning die de regels uitleest, een controlestap die de gegevens toetst aan wat u al weet, en de boeking zelf. Elke schakel kan bij een andere leverancier zitten, en dat is meteen de reden dat het bij veel bedrijven half werkt.

De trigger is het eenvoudigst. Een aparte mailbox voor inkoopfacturen, of een map waar leveranciers naartoe uploaden. Zorg dat er één ingang is. Facturen die via de privémail van de directeur binnenkomen, blijven handwerk.

OCR of Peppol: twee routes naar dezelfde boeking

Tekstherkenning is niet de enige weg. Een factuur kan ook als data binnenkomen, in een vast formaat dat een systeem direct kan lezen. Dan is er niets te herkennen: leverancier, bedrag, btw en factuurregels staan er al als velden in. Dat is e-facturatie, en het loopt over een netwerk dat Peppol heet.

Voor leveringen aan de overheid is dat in Nederland al verplicht. Voor onderling zakelijk verkeer is het nu nog vrijwillig, maar dat verandert.

2017

E-facturatie verplicht voor leveringen aan de centrale overheid.

2019

Uitgebreid naar alle aanbestedende diensten.

2026

Definitief kabinetsstandpunt over de verplichting tussen bedrijven wordt in de zomer verwacht, met conceptwetgeving in het vierde kwartaal.

2030—2032

De Europese ViDA-richtlijn maakt e-facturatie tussen bedrijven verplicht, gefaseerd ingevoerd, met Peppol als voorgeschreven infrastructuur. Het Nederlandse formaat wordt Peppol BIS Billing 3.0 met de NLCIUS-specificatie, gebaseerd op UBL.

Wat dat betekent voor een koppeling die u nu bouwt: tekstherkenning verdwijnt niet, maar wordt het vangnet in plaats van de hoofdweg. Facturen van leveranciers die al via Peppol versturen gaan de korte route, en alles wat als pdf binnenkomt gaat door de herkenning.

Bouw daarom een controlestap en een boekingsstap die niet weten waar de gegevens vandaan komen. Dan hoeft er later alleen een ingang bij, in plaats van een nieuwe keten.

De betrouwbaarheid van tekstherkenning

Op bedrag, datum en factuurnummer is moderne tekstherkenning zeer betrouwbaar. Op leveranciersherkenning gaat het vaker mis, zeker bij bedrijven die onder twee namen factureren. Daarom hangt er een controlestap achter die het herkende bedrijf matcht met uw crediteurenbestand. Vindt hij geen match, dan gaat de factuur naar de wachtrij in plaats van naar de boeking.

Op de btw zit meer werk dan één veld. De controlestap kijkt of het btw-nummer geldig is en of het tarief past bij wat er geleverd wordt, maar vooral of er iets bijzonders aan de hand is. Btw verlegd bij onderaanneming, en intracommunautaire verwerving bij een leverancier uit een ander EU-land, leiden tot een andere boeking dan een gewone factuur met eenentwintig procent. Dat zijn precies de gevallen waarop automatisch boeken misgaat, en dus de gevallen die naar de wachtrij horen te gaan.

De vraag is niet of het systeem fouten maakt. De vraag is of u ziet wanneer dat gebeurt.

Waar zo'n koppeling vastloopt

Op drie plekken.

• Bij leveranciers die hun factuur in de body van de mail zetten in plaats van als bijlage
• Bij creditfacturen, die door veel systemen als gewone factuur worden gelezen
• Bij de goedkeuringsstap, omdat niemand vooraf heeft afgesproken wie wat mag goedkeuren en tot welk bedrag

Die laatste is geen technisch probleem. Regel het voordat u gaat bouwen, dan bouwt u het in één keer goed.

Wat u zelf moet regelen

Drie dingen liggen bij u en niet bij de techniek. Eén ingang voor facturen, zodat er niets buiten het proces om binnenkomt. Een crediteurenbestand dat klopt, want daar wordt tegen gematcht. En een afspraak over goedkeuring, met bedragen en namen erbij.

Houd bij die laatste vast dat wie een factuur goedkeurt niet dezelfde is die de betaling doet. Uw accountant vraagt daar bij de jaarrekening naar, en het is eenvoudiger om die scheiding vooraf in de workflow te zetten dan er later een uitzondering op te bouwen.

Deze voorbereiding kost een middag en bepaalt voor een groot deel of de automatisering later betrouwbaar draait.

Waar de factuur zelf blijft

Een geautomatiseerde keten haalt de gegevens uit de factuur, maar de factuur zelf moet blijven bestaan. De bewaarplicht is zeven jaar, en voor gegevens rond onroerend goed tien. Bewaar het bestand zoals het binnenkwam, niet alleen de velden die eruit zijn gehaald.

Leg daarom in de workflow vast waar de pdf of het XML-bestand landt, en zet de verwijzing naar dat bestand bij de boeking. Zet u een factuur om naar een ander formaat, dan moet dat conversieproces aantoonbaar zijn en moeten alle gegevens bewaard blijven. In de praktijk is dat het verschil tussen een archief waar uw accountant in kan en een map met losse downloads.

Wanneer het zich terugverdient

Tel het aantal inkoopfacturen per maand en de minuten die er nu per factuur in gaan, inclusief zoeken en corrigeren. Vermenigvuldig met uw interne uurtarief. Zet daar de bouwkosten en het maandelijkse beheer tegenover.

Bij een paar honderd facturen per maand valt die som doorgaans snel uit. Onder de dertig facturen per maand is de winst vooral rust, niet geld.

Veelgestelde vragen