Een factuur die binnenkomt hoeft niemand meer over te typen. De mail wordt opgepakt, de pdf uitgelezen, de gegevens gecontroleerd en de boeking klaargezet. Alleen wat afwijkt komt bij een mens terecht. Hieronder staat wat er in elke stap gebeurt en waar het misgaat.
Wat gebeurt er tussen mailbox en boekhouding?
De keten bestaat uit vier schakels. Een trigger die de factuur oppikt, tekstherkenning die de regels uitleest, een controlestap die de gegevens toetst aan wat u al weet, en de boeking zelf. Elke schakel kan bij een andere leverancier zitten, en dat is meteen de reden dat het bij veel bedrijven half werkt.
De trigger is het eenvoudigst. Een aparte mailbox voor inkoopfacturen, of een map waar leveranciers naartoe uploaden. Zorg dat er één ingang is. Facturen die via de privémail van de directeur binnenkomen, blijven handwerk.
Hoe betrouwbaar is tekstherkenning?
Op bedrag, datum en factuurnummer is moderne OCR zeer betrouwbaar. Op leveranciersherkenning gaat het vaker mis, zeker bij bedrijven die onder twee namen factureren. Daarom hangt er een controlestap achter die het herkende bedrijf matcht met uw crediteurenbestand. Vindt hij geen match, dan gaat de factuur naar de wachtrij in plaats van naar de boeking.
De vraag is niet of het systeem fouten maakt. De vraag is of u ziet wanneer dat gebeurt.
Waar loopt zo'n koppeling in de praktijk vast?
Op drie plekken. Bij leveranciers die hun factuur in de body van de mail zetten in plaats van als bijlage. Bij creditfacturen, die door veel systemen als gewone factuur worden gelezen. En bij de goedkeuringsstap, omdat niemand vooraf heeft afgesproken wie wat mag goedkeuren en tot welk bedrag.
Die laatste is geen technisch probleem. Regel het voordat u gaat bouwen, dan bouwt u het in één keer goed.
Wat u zelf moet regelen
Drie dingen liggen bij u en niet bij de techniek. Eén ingang voor facturen, zodat er niets buiten het proces om binnenkomt. Een crediteurenbestand dat klopt, want daar wordt tegen gematcht. En een afspraak over goedkeuring, met bedragen en namen erbij.
Deze voorbereiding kost een middag en bepaalt voor een groot deel of de automatisering later betrouwbaar draait.
Wanneer verdient het zich terug?
Tel het aantal inkoopfacturen per maand en de minuten die er nu per factuur in gaan, inclusief zoeken en corrigeren. Vermenigvuldig met uw interne uurtarief. Zet daar de bouwkosten en het maandelijkse beheer tegenover. Bij een paar honderd facturen per maand valt die som doorgaans snel uit. Onder de dertig facturen per maand is de winst vooral rust, niet geld.
Werkt factuurverwerking ook bij weinig facturen?
Onder de dertig facturen per maand zit de winst vooral in rust en minder fouten, niet in geld. Bij grotere aantallen wordt de terugverdientijd kort.
Kan ik zelf blijven goedkeuren?
Ja. De goedkeuringsstap blijft menselijk. Het systeem bereidt de boeking voor en legt alleen afwijkingen aan u voor.
Wilt u dit voor uw eigen administratie laten uitzoeken?
Synomic bekijkt uw factuurstroom en zegt eerlijk of het loont. Lees meer over processen automatiseren.
Neem contact op