Een liquiditeitsprognose laat zien wat er de komende weken op uw rekening staat. Niet de winst, maar het geld. Dat onderscheid is de reden dat winstgevende bedrijven alsnog in de knel komen, en het is precies wat een prognose zichtbaar maakt voordat het zover is.
Waarom winst en kas twee verschillende dingen zijn
Uw resultatenrekening boekt omzet op het moment dat u factureert. Uw bank ziet dat geld pas wanneer de klant betaalt. Tussen die twee momenten zitten de betaaltermijn, de vakantie van de crediteurenadministratie van uw klant en soms een herinnering. Ondertussen lopen loonkosten, huur en btw gewoon door.
Een bedrijf dat groeit heeft daar het meeste last van. Meer omzet betekent eerst meer voorfinanciering en pas later meer geld op de rekening.
Welke posten erin horen
Een bruikbare prognose blijft klein. Vier groepen volstaan voor de meeste bedrijven.
- Openstaande verkoopfacturen, met de verwachte betaaldatum in plaats van de vervaldatum.
- Openstaande inkoopfacturen en vaste lasten zoals huur, abonnementen en verzekeringen.
- Loonkosten, inclusief vakantiegeld en de maanden waarin dat uitvalt.
- Belastingen, met de btw-aangifte per kwartaal of maand op de juiste datum.
Wat u erbuiten laat is net zo belangrijk. Investeringen die nog niet zijn besloten en omzet die nog geen offerte is, horen er niet in.
Een prognose die u niet vertrouwt, gebruikt u niet. Beter een klein model dat klopt dan een groot model met aannames.
Hoe ver vooruit kijkt u?
Twaalf weken is voor het mkb de praktische horizon. Ver genoeg om een krappe week te zien aankomen en dichtbij genoeg om erop te kunnen sturen. Daarbuiten wordt het een begroting, en dat is een ander gesprek met een ander doel.
Waarom de meeste prognoses stilvallen
Omdat ze met de hand worden bijgewerkt. Iemand exporteert de debiteuren, plakt ze in een tabblad en past de datums aan. Dat gebeurt de eerste maand netjes, de tweede maand met vertraging en daarna niet meer. Het model klopt dan nog steeds, maar het staat op de gegevens van zes weken geleden.
Een prognose die rechtstreeks uit de boekhouding wordt gevoed heeft dat probleem niet. De openstaande posten komen automatisch binnen en de verwachte betaaldatum wordt afgeleid uit het betaalgedrag van die klant, niet uit de betaaltermijn op papier.
Van prognose naar actie
Zichtbaar maken is de helft. Zodra een krappe week in beeld komt, zijn er meestal drie knoppen: eerder factureren, strakker herinneren, of een betaling in overleg verschuiven. Alle drie werken alleen wanneer u er weken van tevoren van weet.
Daarom hoort bij een prognose een vaste afspraak. Eén keer per week vijf minuten kijken is genoeg, mits het beeld klopt zonder dat u er iets voor hoeft te doen.
Hoe ver vooruit moet een prognose kijken?
Twaalf weken is voor de meeste mkb-bedrijven de bruikbare horizon. Verder vooruit wordt het een begroting, en die dient een ander doel.
Kan dit in Excel blijven?
Het kan, zolang iemand hem elke week bijwerkt. In de praktijk gebeurt dat een paar maanden en daarna niet meer.
Wilt u een prognose die zichzelf bijwerkt?
Synomic koppelt uw boekhouding en bouwt het model. Lees meer over financieel inzicht.
Neem contact op