Een liquiditeitsprognose die u ook echt gebruikt

Waarom winst en kas twee verschillende dingen zijn

Uw winst- en verliesrekening zegt wat u dit jaar hebt verdiend. Uw rekening zegt wat u vandaag kunt betalen. Die twee lopen uiteen zodra er tijd zit tussen leveren en ontvangen, en dat is bij vrijwel elk bedrijf het geval.

Groei maakt dat verschil groter, niet kleiner. Een grotere order vraagt eerst inkoop, uren en voorraad, en pas daarna komt het geld binnen. Een bedrijf kan winstgevend zijn en tegelijk twee maanden vooruit een gat hebben dat niemand had zien aankomen.

Welke posten erin horen

Alles wat geld van de rekening haalt of erop zet, in de week dat het gebeurt. Niet in de periode waarin het boekhoudkundig thuishoort.

Openstaande verkoopfacturen

Met de verwachte betaaldatum, niet de vervaldatum. Een klant die structureel drie weken te laat is, hoort in de prognose drie weken te laat te betalen.

Inkoopfacturen en vaste lasten

Huur, abonnementen, verzekeringen en alles wat met een vaste frequentie afgeschreven wordt.

Loonkosten

Inclusief vakantiegeld, in de maand dat het wordt uitgekeerd. Dat is één maand die er in mei fors anders uitziet dan de rest.

Loonheffing

Een aparte maandelijkse afdracht, los van het nettoloon dat u aan uw mensen betaalt.

Btw

Per kwartaal of per maand, geboekt in de periode waarin de afdracht daadwerkelijk van de rekening gaat.

Vennootschapsbelasting

De voorlopige aanslag loopt in termijnen door het jaar heen en is dus een vaste maandelijkse kasuitgave.

Aflossingen en rente

De post die het vaakst wordt vergeten en de meeste schade doet. Een aflossing verlaagt uw schuld, niet uw winst — in de winst- en verliesrekening ziet u hem nauwelijks, op de rekening volledig.

Lease- en pensioentermijnen

Vaste verplichtingen die vaak buiten het zicht van de maandrapportage vallen.

Investeringen en groot onderhoud

Eenmalige uitgaven met directe kasimpact. Zet ze in de week waarin ze betaald worden, niet uitgesmeerd.

Een lopende betalingsregeling

Loopt er nog een regeling met de Belastingdienst, dan hoort die termijn er net zo hard in als de huur.

Wat er juist niet in hoort

Een liquiditeitsprognose gaat alleen over geld dat beweegt. Drie posten die veel mensen er wel in zetten, horen er niet in.

• Afschrijvingen. Die zorgen voor geen enkele betaling. Ze drukken uw winst, niet uw rekening
• Voorzieningen en reserveringen. Boekhoudkundige posten zonder kasstroom, tot het moment dat er echt betaald wordt
• Winst. Geen kasstroom, maar een uitkomst. Wat ermee gebeurt — dividend, aflossing, investering — hoort er wel in

Hoe ver u vooruit kijkt

Dertien weken is de praktische horizon: precies één kwartaal. Dat getal is niet willekeurig. Het is de standaard in treasury, en het valt samen met de btw-aangifteperiode, zodat elke prognose exact één afdracht omvat. Ver genoeg om een krappe week te zien aankomen, kort genoeg om er nog iets aan te kunnen doen.

Laat hem meerollen. Elke week valt de verstreken week eraf en komt er een nieuwe week achteraan, zodat u altijd een volledig kwartaal vooruit kijkt. Een prognose met een vaste einddatum wordt elke week korter en is tegen het eind niets meer waard.

Waarom de meeste prognoses stilvallen

Omdat ze met de hand moeten worden bijgewerkt. De eerste maand gaat het goed, de tweede maand loopt het achter, daarna stopt het. Het model kan perfect zijn opgezet, maar de cijfers erin zijn dan een maand oud en dus waardeloos.

Een prognose die rechtstreeks uit de boekhouding wordt gevoed heeft dat probleem niet.

Debiteuren, crediteuren en banksaldo komen uit het pakket dat u al gebruikt. Wat u zelf onderhoudt is de kleine lijst met terugkerende verplichtingen en de verwachte betaalgedragingen per klant. Een eenvoudig model dat elke nacht ververst is meer waard dan een uitgebreid model dat niemand bijhoudt.

Van prognose naar actie

Een prognose is pas nuttig als er een handeling aan hangt. Ziet u vier weken vooruit een krappe week, dan zijn er drie knoppen: eerder factureren, strakker rappelleren, of met een leverancier of de Belastingdienst uitstel afspreken.

Alle drie werken beter naarmate u er eerder bij bent. Dat is de hele reden om vooruit te kijken. Vijf minuten per week is genoeg zodra het model zichzelf bijwerkt: kijken waar de laagste week zit, en of die lager is dan vorige week.

Veelgestelde vragen